TUGAS INDIVIDU SOFTSKILL ARTIKEL

TUGAS INDIVIDU SOFTSKILL ARTIKEL

Nama   : Bunga Pratiwi

NPM    : 31112529

Kelas    : 1DB02

Dosen   : YUNNI YUNIAWATY

Tugas individu softskill Artikel

ORGANISASI  DAN METODE #

Mendeskipsikan Perjalanan Bisnis

     A.   Pengetian Perjalanan Bisnis

Perjalanan Bisnis adalah ke susatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan Bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tetentu.

Perjalanan Bisnis biasanya dipersiapkan dengan baik oleh administrasi kantor atau sekretaris, sebagai asisten pimpinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatan sampai dengan kepulangannya.

     B.   Macam-Macam Perjalanan Bisnis

Ditinjau dari segi wilayah negaa tujuan perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

     1.     Perjalanan bisnis dalam negeri

a.     Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi.

b.     Perjalanan bisnis antarprovinsi.

     2.     Perjalanan bisnis luar negeri atau perjalanan antar Negara

     C.   Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis

Berikut adalah beberapa cara untuk mengurus dan mempersiapkan dalam melakukan perjalanan bisnis :

     1.     In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

In House Travelling Department adalah divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, seat mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.

     2.     Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Dalam hal ini, administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel, yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan bisnis.

     3.     Administrasi kantor/sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen, perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.

     D.   Persiapan Perjalanan Bisnis

Administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan dalam perjalanan bisnis.

Persiapan perjalanan bisnis pimpinan meliputi :

      1.     Persiapan Rencana Perjalanan Bisnis

a.     Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis

b.     Tujuaan utama perjalanan bisnis pimpinan

1)    Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek

2)    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis

3)    Perjalanan bisnis untuk mengikuti semina atau rapat kerja nasional

4)    Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

5)    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pembukaan kantor/perusahaan cabang

6)    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat)

7)    Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain

c.      Waktu atau jadwal meliputi keberangkatan, kedatangan dan persinggahan

d.     Prosedu tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai

e.      Jumlah uang pejalanan yang akan diperoleh oleh pimpinan

f.       Caa memesan tiket pesawat dan hotel

1)    Pembelian tiket

2)    Reconfirmation

3)    Shuttle flights

4)    Perubahan pemesanan

5)    Open return

6)    Redeeming tickets

g.     Customs regulations (peraturan kepabeanan)

h.     Baggage (bagasi)

1)    Economy class (kelas ekonomi)        : 20 kg

2)    Business class (kelas bisnis)             : 30 kg

3)    First class (kelas satu)                       : 40 kg

i.       Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan

j.       Dokumen/materi apa saja yang pelu dipersiapkan

     2.     Persiapan Dokumen Perjalanan Bisnis

a.     Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

1)    Surat tugas

2)    Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

b.     Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Dokumen eksternal meliputi :

1)    Paspor (passport)

2)    Visa

3)    Surat keterangan fiskal

4)    Exit permit

5)    Setifikat kesehatan/yellow card

6)    Tiket transportasi

7)    Voucher penginapan

      3.     Persiapan Transportasi dan Akomodasi

a.     Persiapan transportasi

b.     Persiapan akomodasi

      4.     Persiapan Daftar Perjalanan Bisnis  (Itinerary)

a.     Membuat daftar pejalanan bisnis

1)  Waktu keberangkatan

2)  Tempat tujuan perjalanan bisnis

3)  Jangka waktu perjalanan bisnis

4)  Jenis tanspotasi yang dipakai

5)  Tujuan perjalanan bisnis

6)  Kapan selesai/tiba kembali

b.     Kegunaan daftar perjalanan bisnis

1)    Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis

2)    Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan

3)    Untuk administrasi kantor/sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpinan tidak ditempat

     5.     Persiapan Pembiayaan Perjalanan Bisnis

a.     Jenis-jenis pembiayaan pejalanan bisnis pimpinan

1)    Biaya dokumen perjalanan

2)    Biaya transportasi

3)    Biaya akomodasi

4)    Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara

5)    Biaya meals entertainment

6)    Biaya konsumsi

7)    Biaya lunsum/perdien

b.     Macam-macam alat pembayaran

1)    Uang tunai

2)    Travelers Funds

a.     Travelers cheque

b.     Letter of  credit (L/C)

c.      Credit card

sumber :

Sri Endang R., Sri Mulyani, dan Suyetty. 2008. Memproses Perjalanan Bisnis. PT Gelora Aksara Pratama