MANAJEMEN SUMBER INFORMASI (IRM)

PENDAHULUAN

Pada Manajemen Sumber Informasi dalam organisasi berbasis computer ini kita bisa mengetahui berbagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Informasi yang semakin deras mengalir membuat setiap informasi harus diatur dengan baik agar tidak berantakan dan tercecer, termasuk dengan sumber informasi yang masuk ke dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Manajemen berbagai sumber informasi dapat dilakukan dengan bantuan alat elektronik berupa komputer. Dalam pembahasan ini akan dibahas bagaimana mengatur berbagai sumber informasi.

TEORI DAN ANALISIS

Berbagai Pandangan Tentang IRM
Tiwi(2008) “penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer.”
IRM (Information Resources Manajemen) adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Jika ingin menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu CIO bagian computer melaporkan kepada pimpinan, lalu CIO turut ambil bagian dalam menyusun rencana untuk organisasi kemudian rencana jangka panjang itu dibuat untuk kebutuhan informasi. Tipe-tipe dari sumber informasi, yaitu Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware. Hubungan dengan CBIS adalah untuk memberi dukungan kpd manajer utuk mengontrol area operasinya. Terdapat pendekatan perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) atau SPIR. Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencaaan strategis.
Tipe-tipe dari sumber informasi :
Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Informasi sebagai sumber strategis
• Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.

Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

• Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :
- Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
- Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
- Pentingnya efisiensi operasi internal

IOS (Interorganizational Information System)
- IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan
- IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)
- Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.
- Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM

Tugas CIO :
- Mempelajari bisnis & teknologinya
- Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen
- Fokus memperbaiki proses bisnis dasar
- Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis
- Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi
Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi
Jika informasi akan digunakan sebagai untuk mendapatkan keuntungan kompetitif.ada tiga tahap yaitu :
1. ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS
Yaitu perencanaan sumber informasi yang pertama dilakukan oleh manjer dari unit pelayanaan informasi.
2. ERA SPIR AWAL
Yaitu melakukan pedekataan atau cara top-down terhadap perencanaan dengan menyari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi.
3. ERA MODERN
Yaitu mengunakan sumber –sumber informasinya,namun status sumber-sumber tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

Manajemen dan Strategis End User Computing
Manajemen dan Strategi End User Computing
Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Perencanaan manajemen puncak dari suatu perusahaan yang akan menetapkan penggunaan komputerisasi yang akan berguna untuk mengetahui penciptaan sumber informasi dan pengelolaannya Information resources management (IRM), jika perusahaan akan menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu :
Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan yang disebut Chief Information Officer (CIO).
CIO turut ambil bagian dengan Eksekutif lain dalam menyusun rencana jangka panjang untuk organisasi.
Rencana jangka panjang harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal.

REFERENSI

http://ichasdiaries.blogspot.com/2012/12/manajemen-sumber-informasi-irm.html

http://rizaedan.blogspot.com/2011/12/bab-10-manajemen-sumber-informasi-irm.html

SIKLUS HIDUP SISTEM

PENDAHULUAN

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
Selain itu juga dalam menjalankan sebuah system,kita harus tahu apa saja yang diperlukan dalam memenuhi syarat dalam siklus hidup system tersebut,dan juga ada beberapa tahapan/fase dalam siklus Hidup System yang akan dijelaskan pada Pembahasan pada artikel ini.
Pembahasan.
Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer.
Implementasi system informasi Berbasis computer merupakan aktivitas yang ada berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak,uang dan peralatan dalam jumlah yang besar,dan waktu yang panjang. Perencanaan Sistem Informasi berbasis computer juga mempunyai manfaat yaitu,:
- Memberikan dasar pengontrolan
- Mendefinisakan lingkup proyek
- Mengatur urutan tugas
- Mengetahui bidang masalah yang potensial.

TEORI DAN ANALISIS

  Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer.

Implementasi system informasi Berbasis computer merupakan aktivitas yang ada berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak,uang dan peralatan dalam jumlah yang besar,dan waktu yang panjang. Perencanaan Sistem Informasi berbasis computer juga mempunyai manfaat yaitu:

-  Memberikan dasar pengontrolan

-  Mendefinisakan lingkup proyek

-  Mengatur urutan tugas

-  Mengetahui bidang masalah yang potensial.

Siklus Hidup Sistem.

1.     Fase Perencanaan.

Pada Fase perencanaan ada yang di maksud langkah-langkah dalam menjalankan fase ini,karena tidak asal saja dalam menjalankan perencanaan,langkah-langkahnya meliputi,sebagai berikut:

-          Menyadari Masalah

Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

-          Mendefinisikan Masalah

Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.

-          Menentukan Tujuan Sistem

Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.

-          Mengidentifikasi Kendala Sistem

Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.

-          Membuat Studi Kelayakan.

       Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :

a.  Teknis, tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?

b.  Pengembalian ekonomis, dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?

c.  Pengembalian non ekonomis, dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?

d.  Hukum dan etika, akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?

e.  Operasional, apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?

f.   Jadwal, mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?

Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai.

-          Menyiapkan Usulan Penelitian Sistem.

Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.

-   Menyetujui Atau Menolak Proyek Penelitian

       Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan keputusan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :

Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?

Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?

Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.

-          Menetapkan Mekanisme Pengendalian.

Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project).

Pada Fase Perencanaan juga mempunyai keuntungan dalam proyek CBIS, keuntungannya yakni:

-         Menentukan lingkup dari proyek

Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.

-         Mengenali berbagai area permasalahan potensial

Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.

-         Mengatur urutan tugas

Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.

-          Memberikan dasar untuk pengendalian

Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.

2.     Fase Analisis dan Disain

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui dan melalui tahapan,tahapannya yaitu:

-          Mengumumkan Penelitian Sistem

Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :

a. alasan perusahaan melaksanakan proyek

b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.

-          Mengorganisasikan Tim Proyek.

      Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.

-          Mendefinisikan kebutuhan informasi.

      Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :

-          Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.

-          Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.

-          Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.

-          Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.

Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.

-          Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem.

Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan:

-          Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;

-          Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;

-          Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).

-          Menyiapkan Usulan Rancangan.

Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

-          Menerima atau Menolak Proyek Rancangan.

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

3.     Fase Implementasi.

Sama seperti Fase-fase sebelumnya,fase Implementasi juga mempunyai tahap-tahapan,antara lain yakni:

-          Merencanakan Implementasi

Mekanisme pengontrolan ditetapkan pada akhir fase perencanaan dalam bentuk grafik atau diagram jaringan. Mekanisme pengontrolan terus di perbaharui dan dibuat lebih lengkap. Manajer dan spesialis informs mempunyai pengetahuan tertentu mengenai desain system,dan mereka bias menggunakan pengetahuan tersebut untuk mengembangkan rencana implementasi yang lengkap atau detail agar system yang baru bisa digunakan.

-          Mengumumkan Proyek Implementasi

Proyek implementasi diumumkan kepada para pekerja seperti cara mengumumkan studi system. Tujuannya untuk menghilangkan kekhawatiran para pekerja. Tujuan lainnya, yaitu meminta dukungan dari para pekerja. Banyak pekerja yang akan terlibat dengan pengimplementasian tersebut,dan dibutuhkan kerha sama dari mereka.

-          Mengorganisir Staff Pelayanan Informasi

Selagi bidang administrasi komunikasi data dan database mengembangjan desain, maka dilakukan usaha perekerutan dan training untuk mendapatkan staff pemrograman sesuai dengan kebutuhan jumlah dan keterampilan yang direncanakan. Sekarang,programmer dimasukan ke dalam team proyek.

-          Menentukan Komputer

1. Meminta proposal,desain system harus bisa dilihar oleh pemasok. Yang menawarkan berbagai jenis komputerisasi, dimana berisi konfigurasi yang telah di setujui. Dan setiap pemasok harus di beri paket dokumentasi program yang disertakan REP berisi deskripsi yang detail mengenai tiap program, kaitannya dengan input,proses utama dan output.

2.Proposal dari pemasok,Jika pemasok ingin mendapatkan pesanan,maka ia harus membuat proposal yang menjelaskan sejauh mana peralatannya dapat memenuhi kriteria penampilan yang sebagian besarnya proposal tertulis beberapa proposal hanya berbentuk surat,sedangkan proposal yang lain bisa bersifat sangat lengkap.

3.Pemilihan Pemasok,Salah satu cara perusahaan mengetahui apakah kriteria penampilan memenuhi system adalah dengan menetapkan benchmark problem(masalah/yang bisa menunjujan tingkat penilaian) bagi setiap pemasok untuk dipecahkan dengan hardware yang diajukannya. Dan penggunaan masalah benchmark bisa menentukan tingkat pemilihan pemasok.

Tahap-tahap dalam fase Operasi yakni:

-          Menggunakan sistem

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

-          Audit sistem

Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

-          Memelihara sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :

a.     Memperbaiki kesalahan

b.     Menjaga kemutakhiran sistem

c.      Meningkatkan sistem

-          Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

-          Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

Prototyping.

   Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses akan menghasilkan prototype (prototyping).

Adapun jenis-jenis Prototipe, yaitu :

Prototype jenis I, sesungguhnya akan menjadi sistem operasional.

Prototype jenis II, merupakan suatu model yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

Daya tarik prototype, yaitu :

a.       Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.

b.      Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.

c.       Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.

d.      Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.

e.       Penerapan lebih mudah.

Potensi kegagalan prototype, yaitu :

a.       Bersifat tergesa-gesa.

b.      Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.

c.       Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.

d.      User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.\

REFERENSI

http://opickrockstar.wordpress.com/2011/12/23/siklus-hidup-sistem/

http://rosmalindaamaliah.blogspot.com/2013/11/siklus-hidup-sistem.html