PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MENGAMBIL KEPUTUSAN

PENDAHULUAN

Dalam suatu kepemimpinan dibutuhkan suatu ketegasan khususnya dalam suatu perusahaan dengan tujuan, agar perusahaan tersebut berjalan dengan baik sehingga hasil yang dicapai maksimal. Salah satu faktor pendukung dalam memecahkan masalah disuatu perusahaan dibutuhkan pendekatan sisitem yang baik agar masalah dapat diselesaikan dengan tidak merugikan pihak yang lain. Contohnya pendekatan sistem dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan. Dalam hal ini akan mendapat tujuan bersama demi kemajuan sistem perusahaan tersebut.

TEORI DAN ANALISIS

 

Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Membuat Keputusan Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

Proses pemecahan masalah dapat dilakukan dengan empat tahapan utama yaitu :

1. Memahami dan mendefinisikan masalah

Bagian ini merupakan bagian yang sangat penting karena menjadi awal dari seluruh proses pemecahan masalah. Tujuan pada bagian ini adalah memahami masalah dengan baik dan menghilangkan bagian-bagian yang dirasa kurang penting.

2. Membuat rencana untuk pemecahan masalah

Pada bagian ini ada dua kegiatan penting yaitu :
a) mencari berbagai cara penyelesaian yang mungkin diterapkan

b) membuat rencana pemecahan masalah

Penyelesaian suatu masalah biasanya tidak hanya satu tapi mungkin bisa beberapa macam. Sebagai ilustrasi, apabila kita berada di kota Surabaya dan ingin pergi ke Jakarta, maka banyak cara yang mungkin bisa dilakukan, misalnya kita bisa menempuh dengan angkutan darat, laut atau udara. Dengan angkutan darat kita bisa menggunakan kereta api, bus atau angkutan yang lain. Jalurnya pun kita bisa lewat jalur utara, tengah atau selatan. Jadi banyak sekali cara penyelesaian yang bisa kita kembangkan. Masing-masing mempunyai karakteristik sendiri-sendiri. Dari sekian banyak penyelesaian ini kita harus memilih satu yang berdasarkan persyaratan tertentu merupakan cara yang paling baik untuk menyelesaikan permasalahan. Setelah terpilih, maka kita dapat membuat rencana kasar (outline) penyelesaian masalah dan membagi masalah dalam bagian-bagian yang lebih kecil. Rencana kasar (outline) penyelesaian masalah hanya berisi tahapan-tahapan utama penyelesaian masalah.

3. Merancang dan menerapkan rencana untuk memperoleh cara penyelesaian.
Pada bagian ini rencana kasar penyelesaian masalah diperbaiki dan diperjelas dengan pembagian dan urutan rinci yang harus ditempuh dalam penyelesaian masalah.

4. Memeriksa dan menyampaikan hasil dari pemecahan masalah
Bagian ini bertujuan untuk memeriksa apakah akurasi (ketepatan) hasil dari cara yang dipilih telah memenuhi tujuan yang diinginkan. Selain itu juga untuk melihat bagaimana daya guna dari cara yang dipilih yang dipilih.

Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalahAda 3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Memahami dasar memecahkan masalah dan mengambil keputusan 

1. Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.
2. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
3. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
4. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
5. Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tsb.
6. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
7. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternative.

Penyelesaian Masalah
Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai keputusan, dan beberapa elemen pemecahan harus ada. Ketika proses pemecahan masalah mulai berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab atau sumber masalah.
Istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah. Para manajer akan memberi respons yang cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk mencegah atau meminimumkan kerusakan. Namun, para manajer juga merespons pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan sebelumnya.
Dengan kenyataan demikian, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau menghasilkan keuntungan yang diluar kebiasaan. Jadi penyelesaian/pemecahan masalah (problem solving) berarti tindakan memberi respons/reaksi terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak buruknya dan memaksimalkan dampak baiknya.
Pentingnya penyelesaian masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Serangkaian keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit waktu namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar.
Dalam menyelesaikan masalah, seorang manajer akan banyak membuat keputusan. Adapun yang dimaksud dengan keputusan adalah suatu aksi atau strategi yang dipilih. Sedangkan, tindakan dalam menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang dihadapi dinamakan pengambilan keputusan. Biasanya ada beberapa aksi atau strategi yang dapat dipertimbangkan oleh manajer. Perlu diperhatikan bahwa salah satu kunci penyelesaian masalah adalah mampu mengidentifkasi berbagai alternatif keputusan.

Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
Solusi Dengan Pendekatan Sistem
Para pembuat komputer, management scientis dan spesialis informasi semua mencari cara untuk menggunakan komputer dalam memecahan masalah yang dihadapi manajer. Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem, yakni serangkaian langkah penyelesaian masalah yang memastikan bahwa maslah tersebut pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.
Kerangka kerja untuk penyelesaian masalah berbasiskan komputer (pendekatan sistem) memiliki tiga tahap utama yakni tahap persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi, . Dengan pendekatan sistem, ia dapat berfungsi sebagai jembatan antara masalah dengan CBIS dan akan memberikan suatu kerangka kerja untuk beragam keputusan.

Upaya pemecahan
1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
3. Memilih solusi terbaik
Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
4. Menerapkan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.
5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

Menelaah pendekatan system
Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.

Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :
1. Penghindar masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
2. Pemecah masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
3. Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
4. Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :
• Gaya teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
• Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :
• Gaya sistematis (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.
• Gaya intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situasi.

Referensi :

http://kayudha.blogspot.com/2012/12/bab-4-pendekatan-sistem-dalam.html

http://aristiaekaputri.blogspot.com/2013/01/4pendekatan-sistem-dalam-memecahkan.html